Ile lat należy przechowywać dokumenty? Dlaczego warto przechowywać dokumenty w archiwum?

ile-lt-nalezy-przechowywac-dokumenty

Obowiązek przechowywania dokumentów jest regulowany przepisami prawnymi. Inaczej sprawa wygląda w przypadku dokumentów podatkowych, inaczej jeśli chodzi o dokumenty kadrowe. Zebraliśmy podstawowe informacje na ten temat – warto mieć je pod ręką!

Ile przechowywać PIT-y, faktury i rachunki?

Do grupy dokumentów podatkowych należą wspomniane powyżej PIT-y, rachunki i faktury, ale również potwierdzenia elektroniczne czy potwierdzenia nadania dokumentów drogą pocztową.

Zgodnie z przepisami, należy te dokumenty przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku, którego dotyczy dane rozliczenie. Pięcioletni okres przechowywania dokumentów dotyczy również ksiąg przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów, spisów z natury, ewidencji środków trwałych, rejestrów VAT, dowodów księgowych czy tzw. kilometrówek.

Przechowywanie dokumentów kadrowych

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji kadrowej zgodnie z zapisem Kodeksu pracy. Jako płatnik składek nie może wyrzucić wcześniej niż po upływie 50 lat od dnia zakończenia pracy przez daną osobę dokumentów takich jak: listy płac, karty wynagrodzeń czy dowody, na podstawie których ustalano podstawy wymiaru emerytury lub renty. Także akta osobowe pracowników powinny być przechowywane przez 50 lat.

W przypadku umów o pracę zawartych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku można skrócić ten czas po złożeniu odpowiednich raportów. W przypadku osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 czas przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat.

Dlaczego warto przechowywać dokumenty w archiwum?

Korzystanie z firm archiwizujących dokumenty ma szereg korzyści. Jak wynika z powyższego, najróżniejsze papiery związane z funkcjonowaniem firmy należy przechowywać długo i w odpowiednich warunkach. Nie każdy ma wystarczającą przestrzeń czy zasoby, aby się tym zająć.

Utworzenie profesjonalnego archiwum oszczędza czas, pieniądze i pozwala spać spokojnie. Wszystkie dokumenty są przechowywane w bezpieczny sposób, zgodnie z wymogami prawnymi i przy zachowaniu poufności. Pracodawca ma do nich łatwy dostęp i może szybko namierzyć potrzebny rachunek czy fakturę. Opakowania, segregatory i koszulki dostarczane przez firmy zajmujące się archiwizacją są wykonane z bezpiecznych, bezkwasowych i trwałych materiałów, dzięki którym dokumenty nie blakną i nie są narażone na działanie czynników zewnętrznych. Niektóre materiały można też w łatwy sposób zdigitalizować i przechowywać w odpowiednio zabezpieczonych plikach cyfrowych.

Jak widać, uciążliwości związane z nakazem wieloletniego przechowywania dokumentów można łatwo zminimalizować, przekazując to zadanie doświadczonym archiwistom.