Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów: co warto o niej wiedzieć?

Tworzenie cyfrowego archiwum polega na wprowadzaniu do komputera cyfrowych wersji papierowych dokumentów dzięki skanowaniu. Proces obejmuje kilka etapów: selekcję dokumentów, przygotowanie do skanowania (np. poprzez usuwanie zszywek), skanowanie w siedzibie firmy lub przewiezienie dokumentów do określonej lokalizacji, gdzie będą digitalizowane, obróbkę skanów oraz utworzenie przejrzystej struktury katalogów, dzięki której poszukiwanie określonego dokumentu będzie proste i intuicyjne. Pliki przechowywane w wersji cyfrowej trzeba też zabezpieczyć (tak by niepowołane osoby nie miały do nich dostępu), niezbędne jest również określenie, kto z firmy może mieć do nich dostęp. Jak widać, digitalizacja dokumentów nie jest najłatwiejszym zadaniem i trudno sobie z nim poradzić w pojedynkę. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest powierzenie swoich dokumentów firmie, która ma doświadczenie w archiwizowaniu, masowym skanowaniu i udostępnianiu plików cyfrowych.

Cyfryzacja dokumentów: korzyści dla użytkowników

Posiadanie dokumentów w formie cyfrowej to przede wszystkim bezpieczeństwo. Znika obawa, że papierowa wersja ulegnie zniszczeniu lub zgubieniu: poprzez skanowanie dajemy jej długowieczność, możemy w każdej chwili taki plik obejrzeć lub udostępnić go kilku osobom równocześnie. To rozwiązanie przydaje się nie tylko w czasach pandemii, gdy spora część osób pracuje w trybie zdalnym i nie pojawia się w siedzibie firmy. Jest znacznie wygodniejsze na co dzień, pozwala zaoszczędzić czas, który zwykle traci się na przekopywanie niezliczonej liczby segregatorów i teczek. Dostęp do plików cyfrowych to zwykle kwestia kilku kliknięć. Oszczędzamy w ten sposób pieniądze (które na co dzień wydajemy na zakup materiałów biurowych potrzebnych do przechowywania papierowych dokumentów), możemy też zwiększyć przestrzeń użytkową w biurze. Poprawiamy wydajność pracy i odzyskujemy kontrolę nad stosami dokumentów, które każdego dnia pojawiają się w firmie.

Digitalizacja dokumentów – Gdańsk

Jeśli chcesz utworzyć archiwum cyfrowe swojej firmy, zlecić masowe skanowanie dokumentów, myślisz o uporządkowaniu papierów, które cię otaczają – odezwij się do nas! Nasz zespół od lat zajmuje się przechowywaniem, archiwizacją, transportem i niszczeniem dokumentów. Wszystkie podejmowane przez nas działania są zgodne z regulacjami RODO i innymi procedurami w zakresie bezpieczeństwa danych. Ustalamy harmonogram działań, bierzemy pod uwagę indywidualne potrzeby przedsiębiorstw, skanujemy dokumenty w każdym rozmiarze na najwyższej jakości sprzęcie – jednostronnie, dwustronnie, w formie skanów czarno-białych lub kolorowych o wybranej rozdzielczości. Opisujemy każdy skan, by następnie go zindeksować, gwarantujemy wsparcie logistyczne, dajemy też jasne instrukcje, jak korzystać ze stworzonego przez nas archiwum cyfrowego. Skorzystaj z naszej oferty i sprawdź, jak możemy ułatwić życie Tobie i pracownikom Twojej firmy.