Digitalizacja dokumentów – co to znaczy? Zdalny dostęp do dokumentów, a kolejny lockdown. Masowe skanowanie.

Następujące po sobie lockdowny wyraźnie pokazały, że w dzisiejszych czasach trzeba być gotowym na wszystko. W pandemii spora część osób zaczęła pracować w trybie zdalnym. Równocześnie na pierwszy plan wysunęła się kwestia wygodnego dostępu do firmowych danych z każdego miejsca na świecie. Co zrobić, by taki dostęp mieć? Proponujemy digitalizację dokumentów!

Digitalizacja dokumentów – dlaczego jest potrzebna?

Jak już sygnalizowaliśmy na początku, tworzenie cyfrowych kopii papierowych dokumentów nabrało szczególnego znaczenia podczas pandemii, kiedy pracownicy zamienili firmowe biurka na domowe stoły. Wciąż nie wiemy, czy taka sytuacja się nie powtórzy, część pracodawców rozważa całkowite przejście na tryb pracy zdalnej, np. z uwagi na mniejsze koszty. Aby praca z dowolnego miejsca na Ziemi miała sens, trzeba już dziś pomyśleć o digitalizacji dokumentów. Dzięki temu nie trzeba pojawiać się w siedzibie firmy, a odszukiwanie każdej umowy, faktury czy rachunku jest dużo łatwiejsze.

Jeśli zlecimy digitalizację dokumentów profesjonalnej firmie, możemy uzyskać nie tylko pliki cyfrowe o wysokiej rozdzielczości (ma to znaczenie w przypadku ilustracji, projektów, szkiców…), ale też przejrzystą strukturę archiwum, podzieloną na foldery, do których dostęp będą mieli wszyscy pracownicy albo też wybrane osoby (np. zarząd).

Masowe skanowanie dokumentów: jak to zrobić?

Tworzenie cyfrowych kopii klasycznych dokumentów wymaga zaangażowania, cierpliwości i odpowiedniego sprzętu. Niektóre dokumenty należy wyjąć z folii czy pozbawić zszywek, z innymi należy obchodzić się bardzo delikatnie, by nie dopuścić do uszkodzenia. Liczy się również jakość skanu, a także wiedza, jak cyfrowe kopie zabezpieczać, przechowywać na serwerach czy udostępniać.

Z całą pewnością to zadanie dla zewnętrznej firmy. Zlecenie masowego skanowania dokumentów oszczędzi nasz czas i da pewność, że nie pojawią się żadne uchybienia w zakresie wymogów prawnych.

Digitalizacja dokumentów: dla kogo?

Mogłoby się wydawać, że digitalizacja dokumentów to dobre rozwiązanie dla firm z wieloletnim stażem, które każdego dnia gromadzą stosy firmowych papierów. Nie do końca tak jest. Nawet małe firmy nie są zwolnione z obowiązku archiwizowania przez długie lata umów czy zaświadczeń pracowników. Do przechowywania dokumentów potrzebne jest miejsce, w którym będą one bezpieczne, należy również cały czas czuwać nad tym, by odnalezienie danej umowy czy rachunku było łatwe i szybkie.

Digitalizacja dokumentów to zadanie współczesności: jest potrzebne nie tylko w czasach pandemii, pozwala podwyższyć efektywność pracy, zabezpieczyć informacje, zwiększyć przestrzeń użytkową i zaprowadzić ład wśród papierów, które nawet po wielu latach mogą mieć ogromne znaczenie.