Archiwizacja dokumentów – Jak to robić?

Nie ma chyba firmy, która nie generowałaby dokumentów. Faktury, rachunki czy pisma pojawiają się wszędzie, a większość z nich – zgodnie z przepisami – powinna być gromadzona przez określony czas lub fachowo niszczona. Jak się zabrać do uporządkowania dokumentów, by nie zginąć w chaosie?

Archiwizacja krok po kroku

Porządkowanie dokumentów i przechowywanie ich w odpowiedni sposób to zajęcie dość czasochłonne. Na początku należy posegregować wszystkie papiery i stwierdzić, które z nich należy odłożyć, a które można wyrzucić, bo się przedawniły. Następnie należy dokładnie przemyśleć, w jaki sposób przechowywać całą resztę, jak podzielić dokumenty, by można było łatwo do nich wrócić, oraz jakie akcesoria będą do tego potrzebne.

Teczki, skoroszyty czy kartony powinny być w odpowiedni sposób opisane (zawartość, nazwa jednostki), co ułatwi późniejszą ewidencję gromadzonych dokumentów. Stworzenie rejestru firmowych papierów jest bardzo ważne, bo w razie potrzeby dowiemy się z niego, gdzie szukać konkretnej faktury czy umowy. Później należy śledzić, które dokumenty można zniszczyć – tylko w ten sposób zachowamy porządek i zyskamy przestrzeń na nowe pudła, segregatory czy teczki.

Digitalizacja dokumentów

W wielu firmach część dokumentów można zdigitalizować, czyli zapisać w pamięci komputera ich cyfrową wersję. Jeśli przepisy nie wymagają od nas posiadania fizycznego dokumentu, sprawa jest dużo prostsza – odpada wówczas problem ze znalezieniem odpowiedniej przestrzeni na teczki czy segregatory.  Aby jednak digitalizować dokumenty, należy wiedzieć, w jaki sposób to robić, jak ochronić cyfrowe wersje przed dostępem niepowołanych osób i jak utrzymywać porządek w folderach na dysku.

Jak widać, archiwizacja dokumentów nie jest najprostszym zadaniem i często spędza sen z oczu pracownikom. Rzadko też można wygospodarować z 8-godzinnego dnia pracy czas na przeglądanie dokumentów – zazwyczaj pojawia się wiele bieżących spraw, które spychają segregację na dalszy plan. A, jak powszechnie wiadomo, niedopatrzenia w tej kwestii mogą sporo kosztować.

Jak najsprawniej archiwizować dokumenty?

Aby cieszyć się porządkiem, łatwym dostępem do faktur czy umów oraz pewnością, że wszystkie kwestie związane z bezpieczeństwem, RODO i przepisami zostały dopełnione, najlepiej zlecić archiwizację doświadczonej firmie https://archiwum24.biz/#oferta.

To rozwiązanie, które ma najwięcej plusów – odciąża pracowników, oszczędza czas i zdejmuje z nas obowiązek zajmowania się dziedziną, w której nie jesteśmy wyspecjalizowani. Firmy archiwizujące dokumenty mogą to robić w siedzibie u klienta lub przetransportować zasoby w inne miejsce. Pomogą wszystko uporządkować, wprawnie zeskanują wybrane pisma i utworzą zabezpieczone kopie na dysku. Jeśli okaże się, że część dokumentów można zniszczyć, wystawią certyfikat poświadczający wykonanie tego zadania. Warto zatem przemyśleć taką opcję i oszczędzić sobie nerwów!